きゅうまがじん

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【必読】自分の考えをまとめ、人にわかりやすく伝える方法

書評 きゅうま物申す

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どうして上手く伝えられないんだろう?

そんな悩みをもつ人はたくさんいると思います。

  • 人に伝えることへの苦手意識がある
  • 自分の言いたいことがうまく言えない
  • 言ってもわかってもらえない
  • 自分の言いたいことがそもそもわからなくなる

このような悩みは考えればきりがないほどあるかもしれませんが、あなたは改善するためにどんな工夫をしてきましたか?

よく失敗してしまうのが、

「相手の気持ちを想像する」「話す前に一呼吸する」

などの小手先の技術ばかりを集めて、結局は自分の伝える力がついていないという場合です。

では自分の考えをうまく伝えられるようになるには、どうすればいいのか?

今回は、『自分の考えを「5分でまとめ」「3分で伝える」技術

という本を参考に、大切な考え方具体的なトレーニング方法を説明していきます。

 

大切なのは、自分の考えをまとめる能力

以前にぼく自身も、「考えを伝えるのが苦手だな」と感じることがありました。

具体的には、人をまとめるときになかなか自分の伝えたいことが言えなかったり、人と相談した後になんとなくもやもやしてしまう。

正直かなり悩んだときもありました。

では、自分の考え(情報)を「伝えられる人」と「伝えられない人」の差はどこにあるのでしょうか。

それは、情報や自分の考えをまとめる力の有無にあります。

そして、悩みをもつ多くの人はまとめる力がありません。

少し思い浮かべてみてください。学校の授業を受けているとき、会議で人の意見を聞いているとき、本や新聞を読んだとき。

そのときに「なんとなくわかった」で終わらせてしまっていませんか?

「その内容に自分はどう感じたのか」という考察はしても、まとめる作業をする習慣がないので、本当には理解できていないに状態にしていることになります。

人の話を聞くときも、自分が話すときも、まずは「まとめる力」をつけることが大切なんです。

 

まとめる能力がある人の特徴

ぼくも普段の生活で人と話すと、「この人の話はすごくわかりやすい」とか「この人は物分かりがいいな」と思うことがあります。

言っていることが伝わりやすい、そうした人たちにはどのような特徴があるのでしょうか?

ここからは本文を引用しながら説明していきます。

 

「いちばん言いたいことは何か」が明確 

「これを説明するためにまず、このことを話さなければならない。でもこのことを話そうと思ったら、あのことも説明しないといけない」

そんな調子で頭の中で堂々巡りを繰り返しますから、いつまで経っても話のきっかけがつかめません。そんなときも、「口下手だから」「話下手だから」とあきらめてしまします。

普段から「いちばん言いたいことは何か」を自分に確認する習慣をつけてください。

普段の生活で会話するときや、人前でスピーチをするときでも、まずは「自分のいちばん言いたいこと」を明確にする習慣をつけておく。

そうすることで、自分の言いたいことがはっきりせずにもやもやすることがなくなります。 

 

結論ファーストで、そのあとに補足説明 

結論を最初に言うことは、「まとめる力」の基本になります。自分の立場をまず明確にすることで、その後の話にもムダがなくなるからです

まずは結論を先に伝えて自分の立場を明確にできれば、いちいち長い前置きの話をしなくてよくなる。

そうすれば結果的には、相手にも理解してもらえやすくなります。 

 

「イエス」「ノー」がはっきりしている 

口数は少ないのに、その人の言葉がいつも印象に残ることがあります。

それとは逆に、口数も多くひっきりなしにしゃべっているのに、印象に残らない人もいます。この違いがどこから来るのかじっくり考えてみましょう。

口数が少なくても印象に残る人は、まず「イエス」「ノー」がはっきりしています。最初に結論ありき、といった話し方をします。

 「イエス」「ノー」をはっきり言う。これも自分の立場を明確にすることにつながります。はじめに立場を明確にして、そのあとに補足説明をしていくことで聞き手側も理解しやすくなります。

 

「なにが問題か?」を明確にする

「まとめる力」の備わった上司は、仕事に行きづまった部下に的確な指示を与えることができます。「とにかくがんばれ」をやみくもに尻を叩くのではなく、部下の個性や仕事のやり方に応じて、試してみる価値のある指示をします。

それができるのは、一つにはまず、日ごろから部下の報告や相談を聞きながら何が問題なのかを明確に把握しているからでしょう。

これは人に指示する側の人によくあると思います。

ぼくも以前、部活動で部長をしたときに苦労したのを覚えています。人に指示や注意をしようとすると、細かいところばかりが目についてしまい「本質にはなにが問題なのか?」ということが見えなくなりがちになってしまう。

表面の問題ばかりを注意するのではなく、相手が、集団が良くなるために、根本としてなにが問題なのかを考える必要があります。

 

どうすれば「まとめる力」がつくのか?

人にわかりやすく伝えるには、自分の考えをまとめる力が必要だということがわかりました。

では最後に、具体的なトレーニング方法を3つ紹介します。

 

①)メモをする習慣をつける

文字に起こすことで記憶がしっかりでき、自分の言葉で内容を要約して理解が進みます。そしてそれを繰り返すうちに、大事なポイントを見抜く力が備わってきます。

授業でも、会議でも、読書でも、ネットで情報をサーチするときでも、自分が大事だと思うところをメモするようにしてみてください。

 

②)思考の「ひな型」をつくる

 どんなひな型にするかは自由で、自分に合った型を選びます。

例えば、「まずは現状分析、それから問題提起、自分の意見、その根拠」といったかたちがあります。

このひな型を意識できれば、自分に合った思考パターンでにできるので考えをまとめやすくなります。

 

③)「なぜ?」を忘れない

日本人の思考習慣に「イメージに従ってしまう」というのがあります。

あることをできる人に対して「あの人は頭がいいから」で終わらせてしまう。そこで「なぜだろう?」と自問してみることで、漠然としたイメージがどんどん明確になっていきます。

つまり、「なぜだろう?」と問うことで、「まとめる力」や「伝える力」がつくことにつながるんです。

 

自分の考えを「5分でまとめ」「3分で伝える」技術

自分の考えを伝えたいときに、なぜ相手に伝わりにくいのか、改善するには具体的にどうすればいいのか、その考え方とトレーニング方法がこの本には詰め込まれています。

精神分析学を専門とする和田秀樹氏の著書『自分の考えを「5分でまとめ」「3分で伝える」技術』

小手先の技術だけではなく、「まとめる力」をつけることで、自分自身の理解度だけでなく相手に話すときにもわかりやすく伝えられるようになる。

実際の本にはこの記事で紹介できていない内容がたくさんあるので、ぜひ読んでみてください。